• 29 September 2022 pkl. 16:26
  • 0 Komentar
  • 3,023x dilihat

Penataan Arsip Inaktif Sebagai Bentuk Tertib Administrasi

Dit. Guru Dikdas, Jakarta - Direktorat Guru Pendidikan Dasar melalui Subbagian Tata Usaha, baru saja menyelenggarakan kegiatan Penataan Arsip Inaktif Tahap Kedua yang dilaksanakan pada tangal 13-17 Juni 2022 di Jakarta.

Direktorat Guru Pendidikan Dasar sebagai institusi yang mempunyai tugas dan fungsi menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang pembinaan guru pendidikan dasar, dapat dipastikan dalam melaksanakan nya   akan menghasilkan dokumen arsip sebagai informasi yang terekam. Kumpulan berkas-berkas dokumen tersebut harus diarsipkan dan disimpan di tempat khusus yang sudah sediakan, yaitu di Gudang Arsip Ciketing milik Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi.

Kegiatan Pengelolaan arsip merupakan serangkaian kegiatan yang terdiri dari tiga tahap, yaitu Tahap Persiapan, Tahap Penginputan, dan Tahap Verifikasi dan Kompilasi. Tahap Persiapan dimulai dengan pengumpulan dokumen-dokumen yang akan diarsipkan, kemudian berlanjut dengan pemilahan tahun pembuatan dokumen serta menempatkan dokumen-dokumen tersebut kedalam boks arsip yang akan  dinomori sesuai dengan urutannya. Tahap Penginputan merupakan inti dari penataan arsip inaktif ini. Para pegawai melakukan penginputan dalam bentuk excel dengan format yang telah disediakan. Pada tahap ini akan dihasilkan daftar isi berkas yang dicetak dan dimasukan kedalam boks arsip serta pemberian nomor yang ditempelkan di depan boks. Tahapan terakhir adalah verifikasi dan kompilasi berkas dimana tahapan ini dilakukan agar tidak ada kesalahan dalam penginputan berkas sehingga dihasilkan daftar isi berkas yang sesuai. Setelah selesai diverifikasi, kompilator akan menggabungkan seluruh daftar isi berkas menjadi satu file yang akan dilampirkan dalam Berita Acara Penyerahan Arsip ke Gudang Arsip Ciketing.

Melalui kegiatan penataan arsip inaktif ini diharapkan akan tercipta arsip simpan dan arsip aktif Direktorat Guru Pendidikan Dasar serta tersusunnya daftar arsip inaktif Direktorat Guru Pendidikan Dasar. Hal utama yang paling penting adalah kemudahan dalam proses penyimpanan dan temu balik arsip, serta menjamin kebutuhan informasi.

Tuliskan Komen Anda